Trucos para mantener la etiqueta en la comunicación escrita
Brinda información a tu comunidad de la manera más efectiva. Lee aquí nuestros consejos de etiqueta de comunicación escrita.
Si estás a cargo de redactar las cartas para una comunidad, te invitamos a ver estas comunicaciones como un vehículo para transmitir información, brindar una buena imagen e impactar favorablemente a tus residentes. Si tienes dudas de cómo crear las mismas, a continuación te compartimos algunos consejos de etiqueta de comunicación escrita que pueden beneficiarte.
Qué hacer antes de escribir una carta
1. Ten un plan de comunicación
La comunicación puede impactar positiva o negativamente. Lamentablemente, hay más organizaciones que no tienen un plan de comunicación que las que sí lo tienen. Un plan de comunicación, incluso básico, puede ahorrar dinero, problemas y brindar una buena imagen de la organización que representas desde el primer día.
2. Si no tienes un plan de comunicación, créalo:
Si aún no tienes un plan creado, considera a quién estás hablándole, cuál es el tono que deseas darle a tus cartas y recuerda brindar detalles importantes con respecto a qué debe hacer quien recibe la carta al terminar de leerla. Debes incluir:
- Objetivos básicos
- Listado de contenidos
- Uno o varios modelos de carta
Cómo desarrollar las comunicaciones escritas
1. Presta atención al formato, define uno y úsalo consistentemente
Si tu carta dispone de una presentación visual organizada y elegante, esta invitará a abordar la lectura con mejor disposición a los receptores. Si agregas un sobre personalizado, este permitirá distinguir la carta y atraerá la atención del receptor.
Es importante que sepas, que el formato de la carta debe presentar una estructura agradable, coherente y eficaz. Existen diferentes opciones con respecto al formato.
La siguiente es considerada adecuada y formal:
- Timbre de la compañía que representas (usualmente incluye logo)
- Ciudad y Fecha (alineado a la derecha)
- Remitente (alineado a la izquierda)
- Destinatario (alineado a la izquierda)
- Asunto o Referencia: debe incluir una palabra o frase que permita referenciar claramente la carta. Ejemplo: Reparaciones Urgentes del Techo
- Encabezamiento con saludo de cortesía
- Introducción
- Desarrollo de la carta
- Recapitulación y/o llamadas a la acción de la comunidad
- Cierre con una despedida de cortesía
- Firma
- Opcional: anexos y documentación: de ser necesario, deberás adjuntar los documentos a los que haces referencia en el desarrollo de la carta. Eso incluye actas, presupuestos e información técnica.
Recomendamos que la información que compartas con los residentes preferiblemente esté accesible online. De igual modo, lo ideal es exhibir las cartas en el panel de publicaciones de la comunidad.
2. Evalúa el lenguaje que estás utilizando
Si bien el tono y lenguaje que usarás debe ser el de una carta formal, un estilo más informal y ligero puede ser aceptable en algunas ocasiones, especialmente si se refiere a celebraciones, espacios comunes, actividades para niños o algún evento similar.
Aconsejamos utilizar lo que llamamos un lenguaje AC/DC:
- Adecuado: debe estar adaptado a los receptores. Es posible que en la comunidad a la que le escribas haya una amplia representación de la sociedad, con personas de diferente grado de formación cultural y hasta educativa.
- Claro: mantén un mensaje sencillo para que sea recibido con claridad.
- Directo: evita el lenguaje literario, las frases largas y las palabras domingueras.
- Conciso: expresa de forma breve lo que quieres decir.
3. Revisa la ortografía en tus cartas
Las fallas ortográficas pueden significar para algunas personas síntoma de dejadez, descuido e ignorancia. Incluso en algunas ocasiones el recibir una carta con errores ortográficos pueden hacer que las personas descarten su seriedad.
Una correcta ortografía facilita la lectura, evita errores de interpretación y refleja dedicación. Intenta esmerarte en brindar una correcta utilización del lenguaje.
Pro tip:
Los programas que utilizamos para la redacción de texto, tales como Microsoft Office o Google Docs brindan opciones para revisión y corrección ortográfica. Si ves que el programa marca las palabras o frases que utilizas en tu texto en algún color, lo ideal es revisarlo.
Si tienes dudas en cómo se escribe alguna palabra, también puedes utilizar como referencia, páginas como:
4. Considera el contenido y la frecuencia de las comunicaciones
El contenido de las comunicaciones es determinado por varios aspectos, entre ellos:
- Los usos y regulación interna de cada comunidad
- La situación específica y propia que apremie el momento
En función de estos puntos y otras consideraciones, podrías optar por crear una carta ordinaria de cadencia regular a los condóminos. También puedes incluir otras puntuales para tratar temas urgentes, imprevistos o cambios, entre otros.
Recuerda que mantener a la comunidad informada los hará sentir que los tomas en consideración.
Otras cosas a considerar mientras escribes las cartas
Las tensiones ocasionales de la convivencia y la alta implicación personal en temas relativos a la vivienda pueden, y suelen, dar lugar a tensiones y frustraciones. Es fundamental que como representación de la administración te mantengas al margen de estas tensiones al redactar las cartas a la comunidad.
Utiliza: la gestión ágil, libre de burocracias, así podrás proporcionar información clara y favorecer un intercambio de opiniones, ideas e información. Las cartas pueden ser la base fundamental de la comunicación escrita, pero pueden complementarse mediante otros canales de comunicación dedicados a la comunidad.
Evita: insinuaciones, chistes, bromas pesadas, lenguaje sexista o soez, insultos, referencias racistas, xenófobas o discriminatorias, en general. Algunas de estas cuestiones suelen ser interpretativas, así que relee tus comunicaciones antes de compartirlas. En este sentido, si otros ojos pueden revisar redacción varias veces, será lo mejor. No dudes en compartir lo que escribes con otros ya que sus revisiones pueden ser de mucha utilidad.
A escribir se ha dicho
Te invitamos a que conviertas las comunicaciones de tu comunidad en cartas de amor... amor por el trabajo bien hecho, por el lenguaje, por la buena vecindad, por la comunicación civilizada como vía para solucionar problemas y generar oportunidades. Así podrás mejorar el ambiente, la gestión de tu comunidad y la vida de las personas que residen en ella.
Conoce las diferencias entre una póliza maestra y una póliza HO6 aquí.
