Tips para tu próxima asamblea de condominio

Cómo hacer que las asambleas de condominio sean más eficientes

El decidir sobre temas relevantes a una comunidad puede ser retante, sin embargo, las asambleas suelen ser un gran vehículo para la toma de decisiones en conjunto. A menudo estas reuniones pueden provocar tensiones o extenderse por largas horas. En este artículo, brindamos consejos útiles para tener asambleas productivas y que lleven a accionar para el bien común.

Consejos para la junta de condominios

1. Convoca claramente

A pesar de que no existe tal cosa como una comunicación perfecta para todos, hay principios básicos con los puedes convocar a los dueños de apartamentos de manera estratégica. Uno de ellos es que simplifiques la comunicación para que sea clara y reduzca la posibilidad de dudas o conflictos. Intenta explicar desde el comienzo qué se espera de la reunión, cómo afecta al condominio y qué esperas de los participantes.

Si deseas saber cómo brindar información efectiva a tu comunidad, accede a nuestros trucos para mantener la etiqueta en la comunicación escrita.

2. Utiliza más de un medio de comunicación

Brindar más de un medio para comunicar las convocatorias, puede ser muy eficiente, considerando que no todos los dueños de los apartamentos viven allí. Además de tener carteles impresos en el edificio, solicita a los propietarios sus correos electrónicos y envíale mensajes para recordarle las próximas reuniones. Una buena estrategia es enviarle un recordatorio unos días antes de la reunión.

De igual manera, si existe un grupo en redes sociales o una página de la asociación de residentes, utilízalo a tu favor. En este caso también recomendamos que avises unos días antes, y envíes recordatorios el día antes, y hasta unas horas antes. Cada medio utilizado aumentará la posibilidad de tener más participantes.

3. Crea reuniones presenciales y virtuales

Tal como indicamos en el punto anterior, es posible que los titulares renten sus apartamentos, por lo cual es útil brindarle más de una opción para asistir a las convocatorias. Una buena manera es utilizar una herramienta para videollamadas virtuales y agregar un link para que se conecten el día de la reunión. Con el panorama actual, este punto ayudaría incluso a aumentar la asistencia de participantes.

4. Lleva y mantén una agenda

Es muy fácil que una reunión se desvíe. Tener una agenda puede hacer las asambleas más eficientes y lineales. Al crearla procura que sea fácil de entender. Del mismo modo, es importante que la misma no solo sirva como una guía para la reunión, sino que también permita que se discuta cada uno de los temas enlistados en la misma.

5. Asigna un líder (previamente) para cada reunión

Si deseas integrar a los titulares y presentar su liderazgo puedes permitirle un foro a cada titular para que lleve la dirección de la próxima reunión, esto asegurará su presencia. Un punto importante es que antes de la asamblea aclares la agenda y recomendarle cómo facilitar discutir cada punto en ella.

6. Asegúrate de mantener la calma

Las asambleas deben mantener un ambiente calmado para ser más eficientes. Antes de comenzar las reuniones brinda las reglas del juego. Aconsejamos que comuniques que cada persona, antes de hablar, deberá levantar la mano y esperar a su turno para hacerlo. De igual modo, también indica que nadie debe hablar por encima de la persona que está hablando en ese momento. Otra regla podría ser que cada persona tendrá un tiempo para dar sus preguntas o comentarios. Por último, advierte lo que sucederá si alguno de los participantes no cumple con las reglas antes expuestas.

7. Intenta hacer reuniones frecuentemente

A veces las reuniones se extienden por largas horas porque se intenta cubrir una cantidad amplia de situaciones en una sola reunión. Para evitar esto, puedes realizar una reunión mensualmente, y esto ayudará a acortar el tiempo de las asambleas y que los participantes se mantengan más pendientes a la misma.

8. Informa sobre las decisiones tomadas en las pasadas reuniones

Si solo los participantes de las reuniones conocen sobre las decisiones tomadas dentro de las asambleas, el resto de los titulares carecerán de un sentido de pertenencia o de ganas de asistir a la próxima. Por el contrario, si compartes los resultados de las reuniones pasadas es posible que esto aumente el interés de otros titulares, y hará que las asambleas sean más eficientes.

Consejos para los dueños de apartamentos

1. Llega a tiempo

Las asambleas típicamente tienen un tiempo de principio y final, si deseas estar presente en cada uno de los puntos a ser tocados, es importante que estés allí desde el comienzo. Así no interrumpirás el curso de la reunión y te empararás más fácilmente con la agenda de la misma.

2. Recuerda la importancia de estas reuniones y cómo te pueden afectar

Tu propiedad es una de tus mayores inversiones, por lo tanto, lo que ocurra en los espacios en común puede afectar positivamente o negativamente la misma. Si asistes a las asambleas, podrás conocer planes futuros y hasta vivencias de otros residentes que te podrían afectar a futuro, aún cuando no lo esperes.

3. Intenta expresar tu opinión solo cuando es necesario

El participar de una reunión activamente no necesariamente requiere que hables con respecto a cada punto que se trabaja en la agenda. Considera que todo el mundo quiere un espacio para participar de la conversación e intenta hablar solo cuando lo que dices añade valor. Esto ahorrará tiempo y permitirá que otros propietarios puedan participar.

4. Respeta las opiniones de los demás

Al entrar a la asamblea reconoce que es posible que los demás condominios tengan opiniones variadas a las tuyas. Aún cuando estés en desacuerdo con lo que dicen otros dueños, respeta su aportación. Además, si vas a brindar un punto contrario a lo que está diciendo, no subas la voz, ni desprecies lo que dice la otra persona. Recuerda que esto no es personal, esto solo se trata de una diferencia de opiniones.

5. Procura que tu teléfono esté en silencio

Al estar en estas reuniones se deben evitar las interrupciones. Así que intenta que tu teléfono esté en silencio o apagado para prestar completa atención y absorber los detalles importantes. De igual manera, esto evitará que te distraigas o distraer a los demás durante la reunión.

6. Sigue las reglas de juego

En los consejos para la junta, hemos indicado que lo mejor es tener reglas a seguir para que los titulares no hablen los unos sobre los otros ni se interrumpan. Es importante que como dueño escuches las preocupaciones de los demás, y mantengas un respeto. En este caso es el principio básico de “no le hagas a los otros lo que no te gustaría que te hicieran a ti”.

Promoviendo una sana convivencia

Esperamos que sigas estos consejos y sean útiles. En USIC mantenemos el compromiso de garantizar la seguridad, tranquilidad y el bienestar de todos, en especial la de nuestros asegurados. Si deseas conocer más sobre nuestros productos y servicios, accede aquí.