31/05/2022

Cómo preparar una propuesta efectiva y conseguir su aprobación

Presenta una propuesta que sea aprobada con los elementos, secciones y estrategia que te brindamos a continuación.

cómo preparar una propuesta y conseguir aprobación

Cuando tienes que preparar una propuesta es posible que te entren los nervios, o incluso te quedes en blanco frente a la primera página, pues sientes la presión de querer que la misma sea aprobada. Escribir una propuesta eficiente y sobre todo convincente, tiene su ciencia, pero de igual modo este esfuerzo provocará resultados positivos. Si tu objetivo es ganar el apoyo de quienes toman decisiones y la aprobación de tu plan, en este artículo te brindamos consejos para crear una propuesta persuasiva.

Elementos importantes para crear una propuesta sólida

Al presentar una propuesta, debes verlo como una oportunidad para vender una idea, servicio o producto. De igual modo, debes invertir tiempo en conocer a la audiencia que recibirá la misma. A continuación discutimos los elementos que no pueden faltar al enviar o presentar una propuesta frente a un grupo:

1. Redacción clara, sustentada y atractiva

Escribe oraciones que sean cortas, pero desarrolla aquellas que sea necesario ampliar. Evita usar un lenguaje rebuscado para no enredar a tu audiencia. No sirve de nada que una propuesta esté bien diseñada, tenga información útil, pero que no plantee claramente lo que estás proponiendo. De igual modo, te recomendamos que no utilices clichés, ni palabras demasiado largas. Siguiendo este primer punto, podrás mantener siempre la atención de la audiencia, ya que es clave que tus ideas estén planteadas claramente.

2. Datos concretos

Si tienes datos para reforzar lo que estás proponiendo, agrégalos. Pues permitirá que quienes van a evaluar tu presentación o propuesta entiendan la gravedad de lo que intentas solucionar. Digamos que formas parte del Consejo de Titulares de un condominio y el edificio tenga problemas con las tuberías, brinda ejemplos de las veces que ha sucedido algún inconveniente y qué efecto tiene para los residentes y para el edificio esta situación. En esta parte puedes incluir datos sobre la cantidad de quejas que recibe la administración del edificio, por ejemplo. De igual forma, puedes mostrar el costo de reparación que representa este problema.

3. Brinda diversas opciones

Otro elemento fundamental al presentar una propuesta, sobre todo si requiere una inversión, es que busques más de una cotización, para que así elijan la mejor opción para los arreglos que desean hacer. Al buscar la cotización, solicita toda la información necesaria, como el tiempo que les tomará hacer los arreglos, qué otros proyectos han trabajo, dónde comenzarán, si anticipan alguna situación, y cómo podría afectar a los titulares de cada apartamento.

4. Usa frases afirmativas, en vez de condicionales

Al escribir una propuesta, eres tú quien debe conocer cada ángulo de lo que está sucediendo. Si deseas convencer es importante evitar escribir o decir frases que demuestran inseguridad o incertidumbre como "creo que," "pienso que" o "me parece que.” Por el contrario, lo ideal es que manejes las expectativas de cómo lo que estás planteando logrará resolver una situación. Sí puedes utilizar frases como "Con este plan se reducirán los problemas ocasionados por la falta de espacios de estacionamiento para visitantes".

5. Ten un plan de comunicación interna

Al hacer una propuesta para un condominio, lo que estás proponiendo afectará directa o indirectamente a los residentes, por lo que es necesario que indiques cómo vas a compartir el plan con ellos. Esto será beneficioso para anticipar cualquier queja, y puedas así mantener una efectiva y excelente comunicación con los residentes.

6. Anticipa cualquier pregunta o duda

Antes de sentarte a crear una propuesta, puedes hacer una lista de posibles preguntas que puede hacerte tu audiencia. Pregúntate qué cosas debes brindar para que la audiencia pueda tomar una decisión una vez que termines la presentación, o que la persona termine de leer el documento. Pero recuerda, aún cuando consideres que tu propuesta anticipa y responde cualquier pregunta, es posible que algo no haya quedado claro. Por lo que es importante permitir un espacio para hacerte preguntas. Si no conoces la respuesta, indica que responderás una vez tengas toda la información necesaria. Con esto ganarás la confianza de tu audiencia, pues reconocerán que tus comentarios están reforzados con información concreta.

Y ahora, cómo lograr la aprobación de tu propuesta

En esta parte, te brindamos varios consejos para que la respuesta que recibas a tu propuesta sea positiva. Nos enfocaremos específicamente en cómo hacer que tu documento o presentación capture la atención e importancia que merece. Como punto esencial será necesario utilizar el arte de presentar argumentos para motivar el pensamiento de una audiencia, es decir ser persuasivo. Aquí las herramientas para lograrlo:

1. Conecta con las emociones

Apelar a las emociones es siempre una parte fundamental para conectar con los demás. Si logras provocar un sentimiento de unidad entre quienes toman las decisiones y los residentes que enfrentan este problema, ya habrás logrado un primer paso. Sin embargo, asegúrate de que todo lo que compartas esté argumentado por hechos y datos reales.

2. Presenta cómo esto afecta a los demás

Cuando las personas sienten que lo que van a decidir va a ayudar a otros, esto les convence más a tomar acción. De igual modo, el sentir que la otra persona confía en ellos, también ayuda y le hará reciprocar el sentimiento con mayor compromiso. Al crear tu propuesta, intenta explicar cómo esto afecta a la comunidad y el bienestar que le permitiría brindarle una solución.

3. Sustenta tus argumentos con imágenes

Si vas a recomendar algún arreglo, muestra fotografías de la situación actual y ejemplos del trabajo que hayan hecho los suplidores que recomendarás. Si su trabajo está en un espacio público, puedes invitar a la junta a ver los trabajos que han realizado anteriormente.

4. Sonríe y muestra seguridad

Si presentas la propuesta en persona, sonríe y muestra seguridad, pero evita usar un tono condescendiente. Si notas a alguna persona en el salón un poco desconectada, intenta hacer contacto visual e incluirle en la conversación, esto le hará sentirse más comprometida con escuchar lo que estás presentando.

5. Considera todas las nuevas ideas

No descartes ninguna idea o pensamiento, por el contrario utiliza la técnica del “Sí”, aún cuando no estés de acuerdo con el argumento presentado. Si intentas convencer diciendo que la persona está equivocada, no lo lograrás, pero si incluyes su pensamiento y la idea que tienes o quieres hacer, serás más convincente. Un ejemplo sería “entiendo la preocupación, y de igual manera hemos contemplado esa situación.”

6. Muestra dominio del tema

Si vas a presentarte frente a un grupo, practica hasta que manejes el tema. Si bien improvisar puede ser una excelente destreza, también puede hacerte olvidar cosas relevantes o hacerte lucir con más servicios de la cuenta. Si se te nota con dominio del tema, la respuesta que recibirás será más positiva.

Por último, pero no menos importante

Revisa tu trabajo, una, dos y hasta cinco veces. Tu propuesta debe estar redactada de una manera organizada, clara y precisa, y es esencial que todo lo que se incluya en la misma añada valor. Además de tus ediciones, pide a otras personas que te brinden críticas constructivas, directas y libre de paños tibios. Toma nota de lo que te dicen, ¿qué cosas resaltan, qué falta o qué no se entiende? Recuerda que sus comentarios, ayudarán a hacer una propuesta más sólida, por lo cual aumentará la probabilidad de que sea aprobada.

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